1. Responsable del tratamiento
El responsable de los datos recolectados directamente mediante el sitio elagenteai.com, formularios comerciales, canales de atención y relaciones contractuales es Digital We Company SAS, identificada con NIT 901.825.496-9, operadora de la marca El Agente AI y respaldada por The Agent Web.
Dirección física de notificaciones: pendiente de habilitación y publicación por el responsable. Mientras se habilita este dato, las solicitudes sobre datos personales se reciben por los canales electrónicos publicados en esta política, sin que esto sustituya los requisitos legales aplicables.
Área responsable de privacidad: Servicio al cliente y protección de datos. Correo: 007@elagenteai.com. Teléfono: +57 324 373 9413.
2. Datos que podemos tratar
- Identificación y contacto: nombre, empresa, cargo, correo, teléfono y ciudad.
- Información comercial: necesidades, volumen de conversaciones, plan, cotizaciones, pagos y soporte.
- Información técnica: dirección IP, dispositivo, navegador, registros de acceso, seguridad y preferencias de cookies.
- Datos operados por clientes: contactos, conversaciones, etiquetas, tareas, oportunidades, archivos y datos de canales conectados.
- Interacciones: formularios, correos, llamadas, WhatsApp, solicitudes, grabaciones autorizadas y respuestas a campañas.
No solicitamos datos sensibles salvo necesidad legítima, información previa y autorización expresa. El cliente no debe incorporar datos sensibles o de menores que no sean necesarios y legalmente autorizados.
3. Finalidades y autorización
Tratamos datos para responder solicitudes; diagnosticar necesidades; preparar propuestas; crear y administrar cuentas; prestar, configurar y soportar el CRM; facturar; proteger la seguridad; atender PQR; cumplir obligaciones legales; mejorar el producto; y conservar evidencia de autorizaciones y relaciones comerciales.
Con autorización separada, podremos enviar información comercial, educativa, novedades o invitaciones por los canales aceptados. El titular puede retirar esta autorización en cualquier momento sin afectar el servicio contratado. Las comunicaciones respetarán las preferencias, canales y límites legales aplicables.
La autorización se obtiene de manera previa, expresa e informada mediante formularios, contratos, mensajes verificables u otras conductas inequívocas permitidas. Conservaremos prueba consultable de la autorización.
4. CRM, inteligencia artificial y terceros
Roles de tratamiento
El Agente AI actúa como responsable sobre los datos que recoge para sus propios fines comerciales, administrativos y de seguridad. Frente a datos cargados o conectados por clientes empresariales, normalmente actúa como encargado y los trata siguiendo instrucciones documentadas del cliente, quien debe informar y obtener las autorizaciones correspondientes.
IA y automatización
Las funciones de inteligencia artificial pueden analizar texto y contexto para clasificar, resumir, sugerir respuestas o ejecutar flujos configurados. Se aplicarán criterios de necesidad, finalidad, circulación restringida, seguridad y supervisión humana. No se tomarán decisiones de alto impacto exclusivamente automatizadas sin salvaguardas adecuadas.
Proveedores y transmisiones
Podemos utilizar proveedores de alojamiento, seguridad, correo, mensajería, Meta/WhatsApp, calendarios, telefonía, analítica y modelos de IA. Algunos pueden procesar información fuera de Colombia. Exigiremos deberes de confidencialidad, seguridad, uso limitado e instrucciones, y aplicaremos las reglas de transmisión o transferencia internacional vigentes.
5. Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización, salvo excepción legal.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite interno.
- Revocar la autorización y solicitar supresión cuando sea procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Negarse a responder preguntas sobre datos sensibles o de menores.
6. Consultas, reclamos y supresión
La solicitud debe enviarse a 007@elagenteai.com con nombre, identificación suficiente, descripción clara, datos de contacto y documentos pertinentes. Podremos verificar la identidad para evitar entregas no autorizadas.
Consultas
Serán atendidas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos
Si están incompletos, se solicitará corrección dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Serán atendidos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recepción completa; cuando sea necesario, se informará la prórroga, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
La supresión o revocatoria no procederá cuando exista deber legal o contractual de conservar la información.
7. Seguridad, conservación y menores
Adoptamos medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para controlar acceso, pérdida, alteración, uso no autorizado o divulgación. Ningún sistema es infalible; los incidentes se gestionarán y reportarán cuando la ley lo exija.
Conservaremos la información durante la relación y por el tiempo necesario para las finalidades, obligaciones legales, defensa de derechos y seguridad. Después será eliminada, anonimizada o bloqueada según corresponda.
El sitio y el CRM están dirigidos a empresas y adultos. No buscamos recolectar datos de menores. Si identificamos datos tratados sin autorización válida, adoptaremos medidas para eliminarlos o regularizar su tratamiento atendiendo el interés superior del menor.
8. Cookies, vigencia y cambios
El uso de tecnologías de navegación se explica en la Política de cookies. Las categorías opcionales no se activarán antes de la elección del visitante en el sitio.
Esta política rige desde el 27 de julio de 2026. Los cambios sustanciales se comunicarán por canales razonables y, cuando impliquen nuevas finalidades que requieran autorización, se solicitará nuevamente.